Podstawa prawna – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. (Dz.U. z 2013r. poz. 167)

1. Dieta jest świadczeniem mającym pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży.

 

Od 1.03.2013r. wysokość diety wynosi:

  • delegacja trwa ponad 12 godzin   – 30,00 zł
  • delegacja trwa od 8 do 12 godzin – 15,00 zł

W przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wymagane jest oświadczenie osoby delegowanej jakiego rodzaju posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) zapewnił organizator w związku z koniecznością procentowego zmniejszenia naliczonej diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszty zapewnionego bezpłatnego wyżywienia: dla śniadania o 7,50 zł, dla kolacji o 7,50 zł, dla obiadu – 15 zł.

Prawo do diety nie przysługuje jeżeli:

  • wyjazd służbowy trwa krócej niż 8 godzin;
  • pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie;

2. Zwrot kosztów transportu.
Pracownik otrzymuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów transportu po przedstawieniu biletów zgodnych z dyspozycją pracodawcy o rodzaju środka transportu oraz klasy. Jeżeli pracownik ma zniżkę na korzystanie ze środka transportu wówczas pracodawca nie ma obowiązku pokrycia różnicy między ceną biletu bez zniżek, a ceną jaką zapłacił pracownik (bez znaczenia jest tytuł przysługującej zniżki). Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż służbową prywatnym samochodem. W takim przypadku należność wyliczana jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km. Stawka za kilometr (aktualna: 0,83 zł) zgodnie z komunikatem Rektora UO 01/2020 z dnia 21.01.2020 roku. W przypadku korzystania z własnego środka transportu nie przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

3. Koszty noclegu pokrywa pracodawca:
a) w wysokości stwierdzonej rachunkiem (faktura) za hotel lub inny obiekt świadczący usługi hotelarskie (bez dodatkowych świadczeń objętych fakturą, np. za telefon).
b) ryczałt za noclegi wynosi 45,00 zł za 1 dobę i przysługuje pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku/faktury.

Jeżeli nocleg jest rozliczany na podstawie rachunku/faktury, niezbędne jest zaznaczenie w opisie merytorycznym dokumentu czy usługa obejmowała wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja).
 
4. Ryczałt na dojazdy wynosi  6,00 zł i przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, jeżeli pracownik poniósł koszty związane z dojazdami środkami komunikacji miejscowej.
 
5. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, w tym bilety za środki komunikacji . Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
 
6. Pracownicy ubiegający się o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży służbowej, zobowiązani są do złożenia wraz z wnioskiem wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wnioski o przyznanie zaliczki bez stosownej kalkulacji nie będą rozpatrywane.
 
7. Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia kosztów delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia.